آیا شما اغلب با کار یا مسولیت های زیاد احساس استرس و تشویش دارید؟ هرچه می‌گذرد، احساس می کنید که وظایف و کارهایی که باید انجام دهید، بیشتر از زمانی است که برای انجام آنها دارید؟ این می تواند به این معنی باشد که وقت آن رسیده مهارت های مهم مدیریت زمان خودتان را بهبود ببخشید.
راهکار این است که وظایف خود را سازماندهی کنید و از زمان خود به طور مؤثر استفاده کنید تا روزانه کارهای بیشتری انجام شود. این کار می تواند استرس شما را کم کند و در عوض بهره وری را چه در خانه، چه در محل کار بالا ببرد.
مهارت های مدیریت زمان بسیار اهمیت دارند و پیشرفت این مهارت ها زمان بر است.
نکته کلیدی این است که پیدا کنید چه کارهایی برای شما و برنامه شلوغتان اولویت بالاتری دارد.
برای شروع، در اینجا ۱۰ روش مفید برای بهبود مهارت های مدیریت زمان و افزایش بهره وری آورده شده است.
۱- مدیریت زمان با اختصاص دادن وظایف
معمولاً همه ما وظایف بیشتری نسبت به توانایی که برای انجامشان داریم، به عهده می گیریم. این کار اغلب باعث افزایش استرس و فرسودگی شغلی می شود.
اینجاست که ضرب المثل “باید کار را به کاردانش سپرد” چاره کار می شود. باید کارها را متناسب با تخصص و توانایی افراد تیم، به زیردستانتان تقسیم کنید. اختصاص دادن وظایف نه تنها به معنی فرار از مسئولیت های شما نیست، بلکه شما درحال یادگیری مدیریت صحیح وظایف خود هستید. وقتی که هنر اختصاص دادن و تقسیم کار را یاد بگیرید، و به زیردستان خود طبق توانایی و مهارت آنها، کارها را محول کنید، مقدار زیادی از وقت شما آزاد می‌شود، کارهای بیشتری پیش می‌رود و هر شخص خود را مانند یک قطعه مهم و جدایی ناپذیر از یک پازل یا سیستم احساس می‌کند.
۲- اولویت بندی کارها برای مدیریت زمان
قبل از شروع کارهای روزانه، یک لیست از کارهایی که اهمیت و اولویت بیشتری دارند و باید زودتر انجام شوند، بنویسید.
دقت کرده اید که کارهای غیرمهم می توانند مقدار بیشتری از وقت گرانبهای شما را بگیرند؟ چون آنها راحت ترند و چندان استرس زا نیستند، ما تمایل داریم که انرژی بیشتری برای آنها صرف کنیم.
با این حال، شناسایی کارهای اصطلاحاً فورس یا فوری که باید در آن روز انجام شوند، برای بهره وری شما و مدیریت زمان بسیار ضروری است. بعد از اولویت بندی کارها، دیگر میدانید که باید انرژی خود را صرف کدام کار کنید و با ترتیبی که برای شما و برنامه مناسب باشد، کارها را شروع می کنید.
به طور خلاصه بگویم، کارهای مهم خود را در اولویت قرار دهید تا تمرکز خود را حفظ کنید. همچنین برای شروع می توانید از ماتریس آیزنهاور مطابق تصویر زیر استفاده کنید که در برنامه ریزی به شما کمک می کند.
۳- یک برنامه بنویسید
یک دفترچه یادداشت بردارید و تمام کارهایی که به ذهنتان می رسد را لیست کنید. هر کدام از کارها که انجام شد جلوی آن تیک بزنید، این کار به شما احساس موفقیت می دهد و انگیزه تان را بالا می برد.
قبل از شروع کارهای روزانه حتما لیست خود را نوشته و آنها را اولویت بندی کنید؛ سپس روی کارهای ضروری و مهم تمرکز نمایید. مطمئن شوید که آن کارها امکان پذیر و قابل انجام هستند. اگر وظیفه (Task) دارید که بزرگ و وقت گیر است میتوانید فقط همان یکی را در لیست انجام کار (To Do List) خود قرار دهید و مابقی را به روز دیگر موکول کنید.
نکته جالب برای تهیه لیست مدیریت زمان اینجاست که بعد از نوشتن تمام وظایف قلق کار دستتان می آید و ممکن است لازم باشد ۳ لیست مجزا برای کار، خانه و کارهای شخصی درست کنید.
۴- تنظیم مهلت انجام وظایف
وقتی که کاری را پیش رو دارید، برای انجام آن یک مهلت انجام (Deadline) واقعبینانه تعیین کنید و به آن پایبند باشید. وقتی که برای هر کار مهلتی تعیین کردید، می توانید آن وظیفه را روی یک یادداشت چسبناک (Sticky Note) بنویسید و در مجاورت فضای کار، جایی که در دیدتان باشد قرار دهید. این کار یک نشانه بصری به شما میدهد تا در انجام آن وظیفه تمرکز کنید و حواستان به چیزهای غیرمهم پرت نشود.
یک راز حرفه ای گونه این است که سعی کنید مهلتی را چند روز قبل از موعد مقرر که باید آن وظیفه کامل و ارائه شود، برای خودتان تعیین کنید، تا اگر مشکل و مانع احتمالی در حین کار پیش آمد، بتوانید با آسودگی و دقت آن را مدیریت کنید. خود را به چالش بکشید و به مهلت مقرر شده پایبند بمانید. گاهی به خودتان به خاطر مواجه شدن با یک چالش دشوار در لیست وظایفی که باید آنها را در مدت کوتاهی انجام میدادید پاداش دهید.
۵- غلبه بر تعویق
به تأخیر انداختن کارها یکی از مواردی است که تأثیر منفی بر بهره وری و مدیریت زمان می‌گذارد و می‌تواند منجر به اتلاف وقت و انرژی زیادی شود. به تعویق انداختن زیاد کارها می‌تواند یک مشکل اساسی در زندگی شخصی و حرفه شغلی شما باشد.
بسیاری از ما هنگامی که احساس کسالت یا خستگی بیش از حد می‌کنیم تمایل داریم که کارهایمان را به تعویق بیاندازیم. پرهیز از به تعویق انداختن کارها برای بسیاری افراد می تواند سخت باشد. پس سعی کنید برنامه زمان بندی‌تان را برای کوتاه مدت تنظیم کنید، فعالیت های سرگرم کننده‌ای در طول روز برای وقت استراحتتان مابین کارهای سخت، حتما درنظر بگیرید چون این کار به شما کمک می‌کند که تجدید قوا کنید و در مسیر خود بمانید.
۶- برخورد عاقلانه با استرس
ما اغلب زمانی استری می‌گیریم که انجام کاری بیشتر از حد توانایی‌مان را می‌پذیریم. در نتیجه بدن ما احساس خستگی می‌کند که این می‌تواند بر مدیریت زمان و درنهایت بر بهره‌وری ما اثر سوء بگذارد.
استرس در افراد مختلف اشکال متفاوتی دارد. به چند راه مفید برای مقابله با استرس دقت کنید:
۱- بیرون رفتن
۲- ورزش کردن
۳- تمرین مدیتیشن
۴- تماس با یک دوست
۵- انجام یک کار سرگرمی مورد علاقه
۶- گوش دادن به موسیقی یا یک پادکست
نکته کلیدی این است که شما باید پیدا کنید برای کاهش استرستان چه چیزی مفید است. اگر وقت برای انجام هیچ کاری نداشتید می توانید برخی تکنیک های تنفس را امتحان کنید. تمرینات تنفسی را می‌توان در عرض چند دقیقه انجام داد و ثابت شده است که هورمون های استرس زا را کاهش میدهد.
۷- خودداری از انجام چند وظیفه‌ای
بسیاری از ما احساس می‌کنیم که چند وظیفه‌ای بودن (Multitasking) یا انجام چند کار همزمان، یک روش کارآمد برای انجام کارهاست اما واقعیت این است که وقتی روی یک چیز تمرکز می‌کنیم، عملکرد بهتری داریم. چند وظیفه‌ای مانع بهره‌وری می‌شود و برای بهبود مهارت های مدیریت زمان باید از آن اجتناب کرد.
برای کمک به تمرکز خود از لیستهای انجام کار (To Do list ها) و مهلت های انجام کار (Deadlins) استفاده کنید! با این کار، کیفیت خروجی کار شما بهبود پیدا می‌کند.
قبل از شروع کار جدید، کاری فعلی که در دست دارید را به اتمام برسانید (در صورت امکان). با این تکنیک شما از توانایی‌هایتان در انجام وظایف شگفت زده خواهید شد.
۸- زود شروع کنید
بیشتر افراد موفق یک خصلت مشترک دارند، آنها روز خود را زودتر شروع می کنند زیرا به آنها فرصت می دهد تا بنشینند ، فکر کنند و برنامه شان را تنظیم نمایند.
وقتی زود بیدار می شوید ، آرام تر ، خلاق تر و خوش فکرتر هستید. با گذشت روز ، سطح انرژی شما شروع به کاهش می کند ، که بر روی بهره وری، انگیزه و تمرکز شما تأثیر می گذارد.
اگر شما سحرخیز نیستید و عادت به زود بیدار شدن ندارید، کافی است که تمرین کنید سی دقیقه زودتر از همیشه از خواب بیدار شوید، خودتان از این که میبینید در این زمان کوتاه چقدر می‌شود کار مفید انجام داد، شگفت زده می‌شوید. حتی اگر نمی‌خواهید اول صبح کار کنید، میتوانید این زمان را برای یک نرمش کوناه یا میل کردن یک صبحانه سلامت صرف کنید. خواهید دید که این روال چقدر به افزایش بهره‌وری شما کمک می‌کند.
۹- استفاده از وقفه‌های منظم در مدیریت زمان
هر زمانی که احساس خستگی و استرس کردید، ۱۰ تا ۱۵ دقیقه به خودتان استراحت دهید. استرس زیاد می‌تواند بر بدن شما اثر بگذارد و کاهش بهره‌وری را در پی خواهد داشت.
برای انگیزه و تمرکز بیشتر، حتما در برنامه مدیریت زمانی خود چند دقیقه استراحت را لحاظ کنید. این به شما کمک می‌کند تا مجددا با انرژی و آرامش بیشتر به کار برگردید. مثلا وقتی که از کاری که در دست دارید خسته شده‌اید، اما میدانید چند دقیقه دیگر تایم استراحت شماست، این انگیزه‌ای میدهد تا بر خستگی و یکنواختی پیش آمده، راحت‌تر غلبه کنید.
برای استراحت موقت بین کار میتوانید پیاده روی کنید ، کمی موسیقی گوش دهید یا کشش های سریع انجام دهید. اگر هم بین چند روز کاری سنگین نیاز به استراحت داریدبهترین ایده این است که به طور کامل از کار خود استراحت کرده و وقت خود را با دوستان و خانواده خود بگذرانید. بهترین ایده این است که به طور کامل از کار خود استراحت کرده و وقت خود را با دوستان و خانواده خود بگذرانید.
۱۰- نه گفتن را بیاموزید
اگر فکر می کنید در حال حاضر بیش از حد کار دارید، مودبانه از قبول کارهای اضافی خودداری کنید. قبل از موافقت با کار اضافی ، به لیست کارهای خود نگاهی بیندازید. این یک قسمت اساسی از مهارتهای مدیریت زمان شماست.
بسیاری از مردم نگران هستند که نه گفتن باعث شود خودخواه به نظر برسند، اما حقیقت این است که نه گفتن یکی از بهترین راه ها برای مراقبت از خود و وقت شماست. وقتی شما مراقب وقت خودتان هستید، متوجه می شوید که انرژی بیشتری برای اختصاص دادن به موارد مهمتر دارید. در نهایت آدمهای اطراف شما متوجه اهمیت این موضوع شده و قدردانی خواهند کرد.
کلام آخر
وقتی شما با دقت و شفافیت برنامه موردنیاز خود را تنظیم کنید، تمرکز بیشتری خواهید داشت و در مدت زمان کمتری کارهایتان را انجام می دهید.
مدیریت صحیح زمان نیاز به یک تمرین روزمره دارد که کارها اولویت بندی و سازماندهی شوند تا بتوانید به کارهای بیشتری برسید و در وقت صرفه جویی کنید. راهکارهایی که در بالا گفت شد را چند هفت به کار ببرید و ببینید آیا آنها به شما کمک می کنند یا خیر. خودتان تعجب می‌کنید که میبینید چقدر وقت بیشتری دارید.
